順番整理だけじゃない！
受付案内システムを導入するメリット

受付案内システムを導入する一番のメリットは、混雑した窓口を整理することができること。
しかし、昨今では順番整理以外の目的で導入する動きが加速しています。
それには一体どんな理由があるのでしょうか？
本記事ではスタッフとお客様、それぞれのメリットをご紹介いたします。

01　統計データを窓口人員配置・レイアウトの見直しに活用

MSボイスコールはお客様や窓口状況のデータを集計することができます。
このデータは、繁忙期・閑散期における適正な人員配置の検討材料にしたり、窓口業務委託の採用人数を検討したり、レイアウト変更やカウンター数を見直したりする際のエビデンスとして活用されています。

02　名前でなく番号で　個人情報保護の目的で活用

受付案内システムが導入されていない窓口では、お客様をお名前でお呼び出しするケースがあります。
しかし、様々な事情でお越しになる方もあり、個人名で呼ばれることは避けたいはず。これは飲食店のウェイティングボードにも通じます。
また、カウンターから「次の方どうぞ」と呼ばれても、周りに複数の人がいる場合は自分が呼ばれているのかわからなくなりますね。
MSボイスコールは受付時に番号札が発券されるので、個人名ではなく番号でお呼び出しすることでお客様のプライバシーに配慮できます。
スタッフにとっても、お客様の名前を間違えてお呼びすることを防げるので安心です。

03　使い捨て番号札で衛生面の不安を払拭

お客様の順番整理にクローク札やラミネートされたプラスチックの番号札を使い回している窓口もありますただ、それだとスタッフの消毒作業に手間がかかり、衛生面で不安を感じるお客様もいらっしゃいます。
MSボイスコールは紙の番号札が発券されるので、お客様ごとに使い捨てでき、とても衛生的です。

04　大声で呼び出すストレス解消

館内放送やBGMが流れている広い館内でお客様をお呼び出しすることは、スタッフにとって大変な苦労です。
MSボイスコールは音声呼び出しのため、お客様も聞き取りやすく、繰り返しのお呼び出しも可能です。

05　番号があることで割り込みや呼び出し忘れ防止

口頭や窓口に並んでの受付は、呼び忘れや割り込みが発生する可能性もゼロではありません。
MSボイスコールは受付番号が記載された番号札が発券されるので、自分がいつ頃呼ばれるかを予測できます。
また、機械から発券された番号札が手元にあることで「受け付けられた」「いつか呼ばれる」という安心感を得ることができます。もちろん行列や割り込みの心配もありません。

06　モニターで来庁目的や待ち人数が一目でわかる

受付案内システムが未導入の場合、玄関からお客様が入ってくる度にスタッフは業務の手を止めて立ち上がり、ご用件をお伺いするケースがほとんどです。
しかし、MSボイスコールを導入することで発券機で受付が可能になり、バックヤードにあるモニターで来庁目的や待ち人数、混雑状況が把握できます。
来庁のドアが開くたびに立ち上がる必要もなく、スタッフの業務効率も向上します。

07　規模や用途で選べる充実のラインアップ

明光商会の受付案内システム”MSボイスコール”はラインアップを多数ご用意しており、窓口関連の商品も多数取り扱っておりますので、あらゆる窓口の課題を解決することができます。
いま話題の「自治体フロントヤード改革」においても、MSボイスコールを導入することで事前予約機能や一括受付機能によって「待たない窓口」を実現することも可能です。
モニターによる自治体広報機能、多言語対応、コンパクトサイズ・・・
規模や用途によってあなたの窓口環境にぴったり合う受付案内システムをご提案いたします。
自治体に限らず、フロントヤード・バックヤードの改革をご検討中の方はぜひ当社へお問い合わせください。

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