東京都 東村山市役所 様

MSボイスコールNEOで来庁者の待ち時間短縮、職員の業務改善を実現

┃導入前の課題、導入経緯

以前より窓口案内システムを導入されていましたが、旧システムでは各窓口で受付発券をする必要があったため、連続した手続きでも複数回受付をする必要があり、来庁者の待ち時間が長くなってしまうという課題がありました。
また、手続きの途中でほかの窓口へご案内するといった状況に合わせた円滑なご案内や、来庁者の手続き状況の把握が困難な状況でした。
来庁者の混雑緩和や円滑なご案内、待ち時間の快適化を図ることを目的としてプロポーザル審査を行い、「MSボイスコールNEO」を導入いただきました。

┃製品の選定理由

● “渡り機能”により、複数手続きの円滑な案内につながること
● “混雑情報案内機能”により、別契約のシステムが不要なこと
● “事前Web予約機能”や“お知らせメール機能”があること
● 7か国語に対応していること

┃導入後の効果・職員様の声

● “渡り機能”により、来庁者の待ち時間短縮だけでなく、職員も複数手続きがある方を把握できるようになったため、フロア案内との連携で、より円滑なご案内が可能となり、とても良い機能だと感じています。
● 各窓口に操作器を設けたことで、職員の業務改善にもつながりました。
● バックヤードPCは待ち人数によるアラート音が出せ、業務ごとに設定変更もできるので、運用がスムーズになりました。

「営業のご担当者様には、いつも丁寧にご説明等いただき感謝しています。導入の際には研修会を開催していただき、スムーズに導入ができました。また、不具合が生じた際には、サポート専用回線にて、迅速にご対応いただき助かっています。今後は予約機能の活用により混雑状況の緩和や来庁者の利便性の向上に繋がることも期待しています」

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┃ 導入いただいた製品

　MSボイスコールNEO Ver.2

┃機能紹介

● 渡り機能（複数発券機能）
来庁者様の番号カード発券時、要件のある複数の業務を一度に受付できる機能です。
窓口ごとに発券のお手続きをする必要がありませんので、従来の窓口ごとの“二重待ち”が解消されます。　

● 混雑情報案内
Web機能の充実により、Webサイトからリアルタイムの窓口混雑状況を把握し、混雑状況を確認することができます。

● 事前Web予約
所定のサイトでご来庁・ご来店でオンライン予約ができます。
お時間・場所を問わずに、ご希望の窓口と日時を選ぶことができ、簡単に予約が可能です。

● お知らせメール
チケット発券後、お客様の順番が近づいてきたらメールでお知らせします。待ち人数が多い場合はその場で待機する必要がなく、お客様は待ち時間を有効活用していただくことができます。